EC studio EC studio デザインブログ

2007年10月03日投稿者:加藤 利彦

面倒くさいことは徹底的にしない。

大阪マネージャー 加藤です。

EC studio の企画デザイン部署は
徹底して「面倒くさいこと」は、しないように心掛けています。

もちろん必要な「面倒くさいこと」は、実行する必要がありますが
それを如何に効率化するか、やらずに済むように工夫するかで
新たな時間を生み出すことができます。

新たな時間は、時間的ゆとりであり、新たなアイデアを考える時間に
使うこともできますし、既存サイトの改善の時間にも使えます。
スタッフとのコミュニケーションの時間に使うこともできます。

では、企画デザイン部署で取り組んでいる
「面倒くさいこと」をしない方法を挙げていきたいと思います。

1.ペーパーレス

ペーパーレスを心掛けている企業様は、多いと思いますが
EC studio でも徹底してペーパーレスを行っています。

手書きの方が早い、冊子にした方が良い。というような
紙である必要性があるもの以外は、徹底してデータにして
共有することで紙を出さないようにしています。

FAXも紙ではなく、パソコンから直接FAXすることで
送信する度に増える紙もありません。

必要な紙を減らせば減らすほど、面倒な紙の探し物が少なくなります。
データにしておけば、検索ができるので探すのは容易ですし
紙のコストも掛かりません。一石二鳥です。

2.ファイルはフォルダーシェアで共有

社内では、ファイルをCDなどのメディアで渡すこともメールでやり取りを
することもありません。渡したいファイルや、受け取りたいファイルは
自分のPCに保存すれば、自動的に相手のPCにも保存されています。

それを実現するのが社長ブログでも紹介されているフォルダーシェアです。

共同の作業等で、毎回ファイルのやり取りをしていると
同じようなファイルが増えたり、最新のファイルを見失う等
面倒なことが起こってしまうのですが、フォルダーシェアを使うと
やり取りをしなくても、フォルダーシェア内であれば
お互いの好きな場所にファイルを保存することができるので
非常に便利です。

作業がバッティングした場合、ファイルが2つに増えて保存されるので
上書き保存でデータが消えてしまうことも無く安心です。

3.企画書はマインドマップで作る

社内で、パワーポイントやPDFを使い分厚い企画書を作っていては
他のスタッフがその企画を完成させて、リリースしてしまいます。

企画書は、マインドマップで十分なのです。

文章で伝えようとすると長文になるようなことも
マインドマップがあれば、ビジュアル的に情報をまとめることができ
膨大な情報も、見る側からすると要点を絞って見ることや
掘り下げて見たい時は掘り下げて見るなど、効率的に書類を
見ることができるため、社内のやり取りが非常にスムーズになります。

企画の内容がどんなに大きくても、マインドマップを作る側は
考えをどんどんマインドマップ上でまとめることができるので
文章表現に悩んだり、企画書の構成に悩むことがありません。

企画書を作る側にとっても、見る側にとっても最高のツールです。

4.修正案はカムタジアで動画に撮る

修正を口頭や電話で聞いても、全てメモを取るのは大変ですし
スカイプ等のチャットであればメモが残るので便利は便利ですが
修正案は、文字情報だけで伝わり難いことがあります。

そこで役に立つのがカムタジアです。

カムタジアを使うことで、パソコンのモニターに映っている画面を
そのまま録画でき、同時にマイクで音声も録音することができるので
修正案や改善案は、カムタジアで動画にしています。

どんなに複雑で細かな案でも、依頼を受ける側は
動画による視覚的情報と、音声による聴覚的情報の両方を
得ることが出来ますし、何度も繰り返し再生することができます。

これで記憶がウヤモヤになった場合でも、聞き直す必要が無くなりますし
何度も同じことを複数のスタッフに伝える必要も無くなり
スムーズにやり取りを行うことができています。

5.コミュニケーションはスカイプ

社長ブログの「人生は時間」でも紹介されていますが
企画デザイン部署は、社内外問わずスカイプを活用しています。

社内は、緊急の場合のみウィルコム電話が掛かってきますので
じっくりと作業に集中することが可能です。

また取引先のご担当者の方とのコミュニケーションも
スカイプを使ってファイルのやり取りや、打ち合わせを
おこなっているため、メモを取る必要も無くファイルの受け渡しも
直接パソコンでおこなうので、早くて便利です。

面倒なこと、面倒と気付かなかったことを見直して
対策をおこなうことで、新たな時間を生み出すことができます。
他にも「面倒くさいこと」をしない方法を公開していきたいと思います。


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